آسیاتک

بازدید: 17

مدیریت زمان در مؤسسات قرآنی مردم‌نهاد

منبع : خبرگزاری ایکنا کد خبر: 1006779
گروه مؤسسات قرآنی مردم‌نهاد: یدالله مشهور، معاونت امور تشکل‌ها و مجامع اتحادیه تشکل‌های قرآن و عترت کشور در یادداشتی در خصوص مدیریت زمان در مؤسسات قرآنی مردم‌نهاد و آثار بهره‌وری صحیح از وقت و زمان در سازمان‌های مردم‌نهاد پرداخته است.

به گزارش خبرگزاری بین المللی قرآن(ایکنا) به نقل از «اتقان»؛ یدالله مشهور، معاونت امور تشکل ها و مجامع اتحادیه تشکل های قرآن و عترت کشور در یادداشتی در خصوص مدیریت زمان در مؤسسات مردم نهاد و آثار بهره وری صحیح از وقت و زمان در سازمان های مردم نهاد پرداخته است.

یکی از با ارزش ترین سرمایه ها و دارایی های هر انسان زمان است که خداوند متعال آن را برای همه به طور مساوی و برابر قرار داده است؛ اما بعضی ها به نحو شایسته و مطلوبی از آن استفاده نکرده و آن را مدیریت نمی کنند. در حالی که زمان یک عنصر برگشت ناپذیر و اتلاف و یا استفاده غیر صحیح از آن غیرقابل جبران است. بنابراین باید هر فرد با برنامه ریزی و مدیریت خوب به نحو نافع از آن استفاده کند.

معمولاً در بسیاری از اوقات، وقت ما به دو صورت هدر می رود، ناخواسته یا خواسته:

اتلاف وقت و هدر رفت ناخواسته: زمانی است که محیط و جامعه و عوامل آن بخشی از وقت ما را می بلعد، مثل ماندن در ترافیک، صف های متعدد و...

اتلاف وقت و هدر رفت خودخواسته: زمان و مواقع و جایی است که ما برای وقتمان برنامه ریزی نمی کنیم و هدفی مشخص برای کارهایمان نداریم و با روزمرگی، کارها را انجام می دهیم. انسان می بایست در هر شرایط چه در حالت خواسته و چه در حالت ناخواسته برای وقت با ارزش خود برنامه ریزی نماید. در مؤسسات و مراکز مردم نهاد و به طورکلی هر سازمانی یک مدیر توانمند برای استفاده مطلوب از زمان در مجموعه خود، باید عوامل اتلاف وقت در مجموعه شناسایی و بر اساس اصول مدیریت زمان به رفع آن ها بپردازد.

تمرین 1: به نظر شما عوامل اتلاف وقت در زندگی شما کدم اند و چگونه می توانید بر آن ها غلبه کنید؟ لطفاً آن ها را شناسایی، یادداشت و برای کمک کردن و رفع آن ها به طور مرتب تمرین نمایید.

برای مدیریت وقتی که در اختیاردارید باید کارهای زیر را انجام دهید.

1- برای کارهایتان حتماً هدف تعیین نمایند. هدف ها را دسته بندی و اولویت گذاری کرده و به آن ها امتیاز بدهید.

هدف های عالی خیلی مهم 5 امتیاز، هدف های مهم 4 امتیاز، هدف های متوسط و معمولی 3 امتیاز، هدف های پایین 2 امتیاز و هدف های خیلی نازل فقط یک امتیاز.

2- بر اساس اهداف مشخص شده برنامه ریزی مطلوب و مناسب را طبق اصول برنامه ریزی مدیریت زمان در موسسه خود انجام دهید(سعی کنید بری واحدهای زمان یعنی ساعت، روز، ماه و سال) برنامه ریزی کنید.

 3- حال با توجه به برنامه ریزی انجام شده، کارهایتان را اولویت بندی نمایید، طبق اصل آیزنهاور و به شرح زیر:

الف) کارهای خیلی مهم و فوری؛ آن ها را به ترتیب فضلی مرتب کنید. ارزش این دسته از کارها در سازمان معمولاً 65 درصد است و باید بین 40 تا 45 درصد از وقت کاریتان را برای انجام آن ها اختصاص دهید. این کارها را باید خودتان(مدیر دستگاه) انجام دهید.

ب) کارهای مهم بدون قید فوریت: میزان ارزش این دسته از کارها در سازمان معمولاً 20 درصد است و باید حدود 20 درصد از وقت برای انجام آن ها لحاظ شود، مدیر می تواند این کارها را به افراد توانمند و مطمئن تفویض و بر انجام درست و به موقع آن ها نظارت مستمر داشته باشد.

ج) این گروه از کارها که معمولی و کم اهمیت تلقی می شوند، اما آنجایی آن ها فوریت دارد را نیز می تواند به افراد مورد وثوق و توانمند واگذارد و بر انجام آن ها نظارت کرد. ارزش این دسته از امور در سازمان حدود 15 درصد است و باید حداکثر 15 درصد از وقت سازمان را به آن ها اختصاص داد.

نکته 1: تفویض اختیار نیز یکی از اصول مهم در مدیریت زمان است که به موجب آن مدیر دستگاه می تواند بخشی از وظایف و اختیارات خود را به سایر مدیران و کارکنان واگذار نماید.

 د) دسته چهارم اموری هستند که نه مهم و ضروری هستند و نه فوریت دارند. این کارها را باید فوراً کنار گذاشت. متأسفانه امروزه بسیاری از کارهایی که در ادارات و سازمان ها و حتی خانواده ها وزندگی شخصی افراد انجام می شود از این دسته اند. میزان ارزش این امور معمولاً کمتر از 5 درصد است و باید کمترین وقت را برای آن ها گذاشت.

 تمرین 2: امور و کارهای نوع چهارم را که در زندگی و در محیط کار گرفتار آن ها هستید، شناسایی و یادداشت نمایید.

 سپس با صبر و حوصله آن ها را از خود و محیط کار و زندگی تان کنار بگذارید. در این صورت وقت بیشتری برای کارهای مهم خود پیدا خواهید کرد.

 4- ساعات سرنوشت ساز در مدیریت زمان: در فرآیند انجام کارها باید به نمودار توانمندی و توان فعالیت اجرایی افراد در طول شبانه روز هم توجه کرد طبق این نمودار معمولاً بهترین و بانشاط ترین وقت در ساعات اداری برای کارکنان در بازه زمانی 8 تا 11 و 14 تا 16 می باشد؛ بنابراین باید کارها و امور دسته الف و ب را در این دو بازه و کارهای نوع ج و د را در بازه های دیگر انجام داد تا به نتایج بهتر رسید.

5- قانون اختصاص حداقل زمان برای انجام هر کار (قانون مورفی): انجام هر کار و فعالیتی نیاز به مدت زمان مشخص و معین دارد که به آن حداقل زمان لازم برای انجام کار می گویند. اگر کمتر از این مقدار وقت برای انجام آن در نظر گرفته شود آن کار به اتمام نخواهد رسید؛ بنابراین باید برای انجام امور با توجه به اهمیت آن وقت کافی و لازم در برنامه ریزی های در نظر گرفته شود.

 6- قانون پارکینسون (زیان اختصاص حداکثر زمان برای انجام هر کار): اگر برای هر کاری بیش از مقدار موردنیاز وقت اختصاص داده شود، انجام آن کار آن قدر طول می کشد تا وقت اختصاص داده شده هدر رود و در ساعات و دقایق آخر باقیمانده انجام کار با فشار و التهاب و عجله صورت می گیرد درنتیجه کار ناقص انجام می شود و کیفیت مطلوب حاصل نمی شود.

 7- اصل بارتو: با توجه به آنچه در موارد بالا بیان شد چنانچه هر مدیر وقت خود در مجموعه خود را صرف برنامه ها و فعالیت های اصلی و اساسی نماید به نتایج ارزشمندی در سازمان خود دست می یابد این مطلب را اقتصاددان ایتالیایی ولیفر دو پارتو در نحوه استفاده از زمان مطرح کرد که به قانون 20/80 معروف شد.

8- منابع انسانی و تأثیر در مدیریت زمان: منابع انسانی در هر سازمان یکی از سرمایه های اصلی و استراتژیک آن مجموعه به حساب می آید. انتخاب افراد توانمند، مجرب و دارای تحصیلات مرتبط نه تنها در تحول و توسعه و تحقق اهداف سازمانی مؤسسات مؤثر است بلکه در مدیریت زمان و استفاده مطلوب و مناسب از وقت هم اثربخش می باشد.

توجه به اصل شناخت آستانه توانمندی و ظرفیت اجرایی و مدیریتی افراد نیز که به اصل پیتر معروف است در انتخاب افراد و مدیریت بهینه وقت مؤثر است.

 9- ارتباط مؤثر و نقش آن در مدیریت زمان: مطالعات و پژوهش ها نشان داده است که از هر دقیقه هفت دقیقه آن صرف برقراری ارتباط می شود یعنی 70 درصد وقت ما در موسسه یا سازمان برای برقراری ارتباط شنیداری، گفتاری، چهره به چهره و مجازی برون سازمانی و درون سازمانی چه به طور رسمی یا غیررسمی به منظور انجام امور مختلف سازمان و تحقق اهداف آن هزینه می شود. ازآنجایی که بر اساس تحقیقات انجام شده از این 70 درصد کارها و وقت صرف شده میزان بازدهی مؤثر حدود 30 درصد می باشد، باید ارتباط ها در سازمان برنامه ریزی شده، هدفمند، دسته بندی شده، مرتبط و روشن صورت گرفته و سازنده و نتیجه بخش باشد و از برقراری ارتباط و تعامل پراکنده و بدون هدف پرهیز شود.

10- خودکنترلی راز احیاء مدیریت زمان است: افراد با توجه به وظایف و مسئولیت هایی که بر عهده دارند چالش ها و محدودیت ها و فراز و نشیب های زیادی در فرآیند کار و مدیریت خوددارند. در این شرایط مدیران باید برای ایجاد نظم و سامان دهی در امور و بهره گیری بهینه از وقت دائماً خود و زمانی که در اختیاردارند را کنترل و نتیجه کار را ارزیابی نمایند. کنترل احساسات، عواطف و هیجان ها و افکار مزاجم در طول روز و در حین کار از دیگر مؤلفه های خودکنترلی به حساب می آید.


loading...
دانلود نرم افزار

پربازدیدترین اخبار

تبلیغات

آسیاتک حمایت